Tworzenie oraz zarządzanie elektronicznymi dokumentami to w dzisiejszych czasach norma. Chociaż formy archiwizacji tego rodzaju są już znane od lat, to jednak nadal wykazują szereg wad. Mowa tu między innymi o szerokich ścieżkach roboczych, widocznych błędach w plikach czy też problemie z ich sprawnym katalogowaniem.
Z pomocą przychodzi Doxis 4, który jest odpowiedzią na zapotrzebowanie tych, którzy szukają w pełni optymalnych sposobów na intuicyjne, ale i rzetelne zarządzanie elektronicznymi dokumentami w zakresie realizacji zawodowych obowiązków.
Weryfikacja dokumentów
Nowoczesne programy, takie jak Doxis 4 pozwalają na pełne zarządzanie nawet nieedytowalnymiplikami (np. PDF). Co więcej, program ten posiada opcje zarządzania także przy wielu wersjach roboczych – to ważne, jeśli jeden dokument tworzony jest przez cały zespół pracowników i w długim czasie. Dzięki takiemu rozwiązaniu, zarządzanie zadaniami w firmie staje się o wiele łatwiejsze, a jednocześnie bezpieczne.
Pracownik sam decyduje, czy nowa wersja ma być tą główną, a może tylko roboczą. W każdym momencie można też bez problemu wracać do wersji poprzednich dokumentów i wszystkie w razie potrzeby edytować.
Sprawne zarządzanie plikami
Co jest istotne przy wyborze właściwego programu do zarządzania dokumentami? Fakt, by ich obsługa była możliwa z zastosowaniem najpopularniejszych programów do ich tworzenia czy edycji. Dzisiaj nikt z nas nie wyobraża sobie pracy biurowej bez Microsoft Office, a Word, Excel czy Powerpoint to najczęściej wykorzystywane programy. Doxis 4 jest z nimi całkowicie zintegrowany.
Zachowanie pełnego bezpieczeństwa
System elektronicznego obiegu dokumentów wfirmie powinien cechować się najwyższym stopniem bezpieczeństwa. Uprawnienia dostępu dla wybranych osób, autoryzacja pracy, zabezpieczenia poufności, rejestracja elektronicznych akt czy szyfrowanie – to elementy, które są konieczne dla zachowania pełnego bezpieczeństwa tworzonych i edytowanych plików. Warto wybierać programy do zarządzania dokumentami, które taką opcję posiadają.
Wybór najlepszego narzędzia to niezwykle trudne zadanie i jakże odpowiedzialne. W strukturach firmy należy zachować pełną sprawność działania w formie elektronicznej, ale też zadbać o to, by wszelkie dokumenty były bezpieczne. Doxis 4 daje gwarancję spełnienia tychże potrzeb w całej swojej doskonałości.
Materiał został przygotowany we współpracy z ekspertami z SER Group: https://www.sergroup.com/pl/produkty-irozwiazania/dms.html
https://polandonthehorizon.pl/wp-content/uploads/2020/03/doxis-4.jpg